В центре внешней логистики блока заместителя генерального директора «КАМАЗа» по закупкам продолжается внедрение электронного документооборота. Благодаря очередному проекту здесь удалось повысить эффективность бизнес-процесса: внедрён новый формат взаимодействия с поставщиками металла, в результате решена проблема, много лет осложнявшая процесс оприходования этого материала.
На склад ЦВЛ ежемесячно поступают сотни тысяч тонн металла, необходимого для производства. Отгружают его более сотни поставщиков с сертификатом качества. При этом оприходовать материал (поставить на учёт) можно только на основании счёта-фактуры и накладной.
«Эти документы приходят позже, согласно заключённому договору. Но потребители с прессово-рамного, кузнечного и автомобильного заводов ждать не могут, останавливать главный сборочный конвейер «КАМАЗа» нельзя, – пояснил суть проблемы директор департамента развития закупок и логистики ЦВЛ Дмитрий Филиппов. – Работники склада вручную оформляли все накладные и отпускали металл в производство, а после поступления необходимых документов проводили все операции через бухгалтерию и систему управления складом, то есть каждую поставку металла приходилось обрабатывать дважды».
Решение этой проблемы предложила заместитель директора ЦВЛ – директор департамента операционной логистики Светлана Спиридонова. Будучи опытным экспертом в вопросах документооборота, она предложила отгруженный от поставщиков металл ставить на учёт по сертификату качества. В этом документе, подтверждающем соответствие продукции определённым требованиям, есть и информация о габаритах металла, его толщине, весе пачки и их количестве. Есть и юридическое основание, подтверждающее возможность поставки на учёт металла, полученного по сертификату качества.
ЦВЛ инициировал открытие проекта, в реализации которого приняли участие руководители и специалисты центра непроизводственных закупок и центра информационных технологий, а также заводы-потребители металла. Его проработка длилась около года. За это время удалось детально изучить юридическую сторону вопроса, провести анализ всех поставщиков и выстроить новый бизнес-процесс.
Сейчас металл на склады ЦВЛ поступает вместе с сертификатом качества. По этому документу груз приходуется и после проверки качества передаётся в производство. Когда от поставщика приходят счёт-фактура и накладная, информация из этих первичных документов привязывается в электронном формате к основному пакету поставки с сертификатом качества. Проект способствовал повышению эффективности учёта. Это особенно важно на уровне компании. Руководитель, управляя процессом, должен точно знать, сколько металла здесь и сейчас есть на балансе.